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モデル契約対応議事録/複製

Last-modified: 2014-05-01 (木) 16:48:15 (1904d)

モデル契約対応議事録

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議事録はとても重要です。

IT取引には議事録が大変重要です。万が一、争いとなった場合、双方が記名押印している議事録は決定的な証拠となり得るからです。是非、以下からダウンロードしてご活用下さい。

filesample-minute.docx

議事録のポイント

記名、押印の必要性

ユーザ、ベンダの責任者が記名押印していることはとても重要です。会議が終了しベンダが議事録を作成して、ユーザの確認を得ましょう。

合意事項

決定事項と継続協議事項に分けて、合意した内容を記述します。注意すべきは、要求事項が即答できず調査が必要な場合です。要求事項はユーザ側の決定事項であっても、ベンダ側の実現事項とは限りません。従って、このような場合は「ユーザからはXXXXの要求が出たが、ベンダはその実現可能性を検討するため、継続協議とした。」として、継続協議事項にしましょう。

修正

もし、ユーザから相違が指摘された場合は、ユーザの指示に基づき修正します。しかし、ユーザの指摘とベンダの見解が異なるなら、末尾にユーザの指摘事項を記載した上で、ベンダとしては見解の相違がある旨を書き残しましょう。関連する事項は継続協議事項となるようにします。

機密指定

機密指定は企業によってルールが異なりますので、柔軟に修正の上、ご活用下さい。以下には、一般例としての保秘基準を示します。

項目対象複製保管デジタル保管その他事項
極秘配布者限り禁止金庫暗号化、読み取り専用、
署名など
閲覧後回収・廃棄など
秘密配布者限り禁止金庫、ロッカー等暗号化、読み取り専用保管方法、廃棄の指定など
配布者外秘配布者限り可否の指定金庫、ロッカー等暗号化保管方法の指定など
関係者外秘関係者限り可否の指定金庫、ロッカー等暗号化閲覧対象、保管方法、
廃棄方法の指定など

注意したいのは、関係者外秘です。関係者とすると、限りなく関係者が増える怖れがあり保秘が困難となります。幅広く複写が予想される場合は、保管方法や廃棄方法などをより詳しく記述しましょう